Информация о публикациях в SCOPUS

Практически всем авторам научных статей, редакторам научных журналов и пользователям, работающим с индексами цитирования,  должно быть уже известно, что индексы цитирования создаются на основе тех данных, которые имеются в публикации (http://elsevierscience.ru/info/add-journal-to-scopus/) –  статье из журнала, докладе на конференции или в другом издании, которое включено в индекс. Однако часты случаи, когда, например, редакции, не до конца понимая значение всех данных, учитываемых в статье для получения библиометрических показателей,  оформляют англоязычную часть статьи не должным образом , выпуская из вида необходимость полного представления организации и адреса работы авторов (аффилиации).  Причем необходимо иметь в виду, что эти данные должны быть именно на английском, а не на русском языке. Могут быть потери конкретных статей (при наличии выпуска), цитирования (например, дана неполная ссылка на статью из журнала, или ссылка потеряна из-за несовпадающего названия журнала с названием, представленным в индексе, это происходит часто, когда используются транслитерированные и переводные названия журналов) и т.д.

В настоящее время наиболее часто возникает проблема установления принадлежности автора к организации, в которой он работает. Особенно это касается публикаций в медицинских журналах, включенных в Scopus из Medline или поступающих из других источников  (http://shkola.elpub.ru/images/documents/1_1kirillovaredprep_2013.pdf). В таком случае статья, не привязанная к организации,  не засчитывается автору ее администрацией, т.к. отсутствует  в числе публикаций (в профиле) этой организации, например в Scopus. Соответственно, автор не может получить вознаграждение за публикацию статьи, включенной в глобальные индексы цитирования Scopus или Web of Science. Статья не будет также засчитана в отчете организации о результатах научной деятельности по данным этих индексов, если только не будет добавлена волевым решением руководства учреждения.

Разработчики Scopus, понимая, что никто не застрахован от ошибок, пропуска данных и других проблем, предлагают воспользоваться обратной связью и помощью для дополнения или корректировки необходимых данных в системе  операторами этой БД . На сайте издательства Elsevier предлагается структурированная форма помощи «Ask a Question» . Форма проста для понимания и заполнения. Основным требованием при её заполнении является то, что к ней должны быть приложены либо полные тексты статей, демонстрирующие наличие тех данных, которые должны быть включены или исправлены в системе, либо  скрин-шот, показывающий ошибку, найденную в системе, либо  полный выпуск, пропущенный в системе, и т.д. То есть отсутствие или некорректность данных должны быть подтверждены документально и дано объяснение, что требуется сделать, чтобы их исправить. Необходимо также иметь в виду, что текущие выпуски журналов, которые в Scopus Title List значатся “неактивными” - “inactive”, а в списках журналов (Sources) в самой БД написано, что их “coverage is discontinued” (отражение прервано), предлагать через эту форму не имеет смысла. Такие журналы редакции могут только заявить снова, будучи уверенными, что все требования выполнены и журнал готов к включению в эту БД.

• Перед заполнением формы необходимо убедиться (быть уверенным), что издание       действительно отражается в Scopus;
• Если вопросов больше, чем один, необходимо несколько раз заполнить форму.

Исправление данных занимает не менее 4-5 недель, считая с момента получения ответа от Клиентской службы Scopus, и до визуализации исправлений  в системе. Указанное время обработки является расчетным. Клиентская служба может прислать информацию о фактическом времени обработки конкретного запроса. После отправки запроса, вы получите автоматический ответ с ID темы (ThreadID). После того, как по вашему запросу были приняты меры , вы получите соответствующее сообщение .

Доклады  конференций, симпозиумов, семинаров и других научных мероприятий составляют 10% публикаций, включенных в Scopus. Всего около 6 млн. публикаций, из которых около 2 млн. публикуются в журналах, книжных сериях и других источниках. Более 4,2  млн. докладов опубликованы в самостоятельных изданиях конференций.

Scopus принимает конференции в виде:

- специальных выпусков журналов (периодических изданий, конференция в журнале). Публикация материалов конференции в периодических изданиях, имеющих ISSN и включенных в индексы цитирования (Scopus или  Web of Science), -  самый быстрый путь попасть в эти БД;

- ежегодников, издающихся на основе материалов конференции и имеющих ISSN. Заявку на такие периодические конференции подают по форме, принятой для периодических изданий. Они проходят принятую для периодических изданий процедуру экспертизы экспертным советом (CSAB). Подача заявки на включение ежегодных, регулярных конференций производится по той же форме, что и журналы, с сайта Scopus. После подтверждения  выполнения обязательных 5-ти требований («подписи» соглашения),  появляется вся форма, которую надо заполнить.  Рекомендуется, чтобы при заявке период проведения конференций был не менее 5-ти лет, включая текущий. Вид документа в заявке - Conference Proceedings. Разовые или продолжающиеся (нерегулярные) конференции по указанной форме не принимаются;

-  отдельных изданий материалов конференций, симпозиумов, семинаров и т.д. Они могут быть как продолжающимися, так и не продолжающимися (разовыми). Вид документа при заявке также – Conference Proceedings. Прием таких конференций очень ограничен. Хотя в настоящее время издательство Elsevier реализует Scopus Conference Expansion Project– проект расширения базы данных материалами конференций, симпозиумов, семинаров и т.д., однако это не значит, что можно предложить любую конференцию. Тематика принимаемых в Scopus нерегулярных конференций ориентирована, прежде всего, на предметные области, где документы конференций представляют значительную часть опубликованных исследований. Это, в первую очередь, технические  науки (engineering, более 45% всех конференций), компьютерные и информационные науки (более 62%), немного физика, математика и смежные области. Другие тематические области практически не принимаются. В самостоятельных изданиях (4,2 млн. публикаций) науки о жизни составляют немногим более 2%, медицина 1,4%, социальные науки – 4,8%.

Не принимаются:

- сборники тезисов докладов конференций. Не стоит даже делать попытку заявлять такие издания!

- студенческие и аспирантские конференции;

- локальные, домашние, региональные конференции, всероссийские (без международного участия).

Требования к конференциям. К конференциям предъявляются те же формальные требования, что и к журналам: должно быть достаточно информации на английском языке (вся библиография статей, авторские резюме, ключевые слова, списки литературы на латинице, аффилиация – место работы авторов). Конференция должна иметь свой сайт на английском языке. Должен быть статус международной конференции с географическим разнообразием членов программного комитета и авторов. Доклады конференции должны проходить рецензирование. Предпочтение отдается конференциям на английском языке (полные тексты, в т.ч.). Важным фактором является уровень учредителей, организаторов и спонсоров конференции: участие ведущих зарубежных организаций отрасли придает значительный вес конференции. И, конечно, должен быть высокий уровень докладов и качественное оформление материалов!

Краткая информация о требованиях к материалам конференций дана в руководстве Издательства Elsevier “Scopus Content Coverage Guide” (c. 8).

С дополнительными вопросами обращайтесь по почте kirillova@neicon.ru, к Кирилловой Ольге Владимировне.

Сообщаем также, что на сайте российского отделения Thomson Reuters размещен очерк на русском языке, посвященный процессу отбора конференций в Conference Proceeding Citation Index (Web of Science).

Для подачи заявки в Scopus необходимо заполнить форму заявки (Suggestion Form). 

Однако перед тем, как получить форму для заполнения заявки, от заявителя потребуется подтвердить, что заявляемый журнал соответствует минимальным критериям.

Только после этого появится форма заявки. Однако и перед формой есть информация, которую необходимо прочитать и принять к сведению. Заявка будет принята только тогда, когда вместе с ней будут загружены полные тексты 3 последних выпусков, либо 9 статей и оглавление из последних номеров в формате pdfили Word. Файлы должны быть не более 10 мб каждый.

Ссылку на форму можно также найти на сайте  Издательства Elsevier , посвященного описанию содержания базы данных Scopusи требований к изданиям, включаемым в эту БД, раздел Scopus Title Suggestion Form.

Прежде чем заполнять заявку, пожалуйста, убедитесь, что журнал соответствует, по крайней мере, перечисленным минимальным требованиям и другим условиям, о которых написано на странице перед формой заявки! Только тогда можно начинать работу по подготовке заявки!

Прежде всего, как сказано в теме КАК ИСПРАВИТЬ И ДОПОЛНИТЬ ДАННЫЕ О ПУБЛИКАЦИЯХ В SCOPUS?, это касается неполных данных об аффилиации (о месте работы авторов).

Здесь мы не будем говорить об отсутствующих ссылках на российские источники (источники на кириллице, о них будет сказано в теме КАК ПОДГОТОВИТЬ В ЛАТИНИЦЕ И ИСПРАВИТЬ СПИСКИ ЛИТЕРАТУРЫ РУССКОЯЗЫЧНЫХ ИСТОЧНИКОВ В ОПИСАНИЯХ СТАТЕЙ ЖУРНАЛОВ,  ВКЛЮЧЕННЫХ В SCOPUS ИЗ MEDLINE И ДРУГИХ ИСТОЧНИКОВ?)

Добавить данные об аффилиации авторов в статьях, безусловно, могут только сами редакции или издательства журналов. Так как статья уже была опубликована без необходимых данных об организации – месте работы автора(ов) на английском  языке (здесь имеется в виду, что на русском все-таки эти данные в журнале были), то предлагается предпринять следующие шаги:

            - взять оригинал-макет или другой формат статьи (или, в идеале, полностью все статьи журнала, где эти неполные данные имеются хотя бы за 2 последних года, необходимых авторам  для отчета по результатам научной деятельности);

            - внести на английском языке данные об организации: переформатировать статью с внесением этих данных таким образом, чтобы не были изменены первая и последняя страницы (пагинация) статьи, являющиеся основными выходными данными, учитываемыми в индексах цитирования. При этом необходимо сохранить все остальные данные на английском языке (заглавие статьи, фамилии и инициалы авторов, авторское резюме, ключевые слова). Аффилиация должна включать название(я) организации(ий) автора(ов) на английском языке, адрес(а) организаций (минимум город и индекс, желательно официально принятый почтовый адрес), страну – предпочтительно правильное  название страны -  Russian Federation, а не Russia. Пример аффилиации:

            - преобразовать статью, как часть выпуска журнала в pdf формат;

            - заполнить форму для пропущенных данных  и отправить эту форму в Scopus.

            Если вы проделаете это для всех статей журнала, то сможете избежать обращения к вам почти каждого вашего автора из организаций, которые начали платить за публикацию статей в журналах, включенных в индексы цитирования Scopus и Web of Science.  А еще более правильно одновременно с этим подготовить списки литературы, включающие русскоязычные источники по требующемуся формату преобразования из кириллицы в латиницу, и заявить журнал  в Scopus c предложением поставки полного формата журнала (БД Medline является реферативной и не поставляет списки литературы). Таким образом, вы сможете увеличить  цитирование как статей из своего журнала, так и из других русскоязычных журналов, входящих в индексы цитирования, а также  других русскоязычных изданий, в т.ч., не включенных в индексы цитирования.